E-posta güvenliği denince çoğu kişinin aklına gelen e-posta filtrelemedir: spam’i, kimlik avını ve zararlı ekleri kapıda durdurmak. Oysa kendi e-posta sunucusunu işleten kurumlar için madalyonun öbür yüzü de en az o kadar önemlidir: sunucunuzdan dışarı ne çıkıyor? Parolası çalınmış tek bir hesap bir gecede binlerce spam gönderebilir. Sonuç, sunucunuzun IP adresinin kara listeye girmesi ve ertesi sabah tüm kullanıcılarınızın e-postalarının geri dönmesidir. MailChannels bu soruna odaklanan bir giden e-posta filtreleme hizmetidir. Bu yazıda nasıl çalıştığını, nasıl bağlandığını ve dürüstçe söylemek gerekirse kimin buna ihtiyaç duymadığını anlatıyoruz. Genel çerçeve için kurumsal e-posta sayfamıza bakabilirsiniz.
Giden e-posta neden sorun olur?
Alıcı sunucular bir e-postayı kabul edip etmeyeceğine karar verirken göndericinin itibarına bakar. Bu itibar büyük ölçüde gönderen IP adresine ve alan adına bağlıdır. Aynı sunucudan gönderim yapan herkes aynı itibarı paylaşır.
Tipik senaryo şöyledir: Bir kullanıcının parolası kimlik avı sayfasında ya da bilgisayarındaki zararlı yazılımla çalınır. Saldırgan bu hesapla sunucunuza bağlanır ve spam göndermeye başlar. Gönderim kimliği doğrulanmış bir hesaptan yapıldığı için sunucu bunu meşru trafik olarak görür. Birkaç saat içinde IP adresiniz kara listelere girer. Sorun artık tek bir hesabın değil, o sunucuyu kullanan herkesin sorunudur. Paylaşımlı barındırma yapan bir firmada bu, yüzlerce müşterinin e-postasının aynı anda etkilenmesi demektir.
Kara listeden çıkmak zaman alır ve süreç her liste için ayrıdır. Bu yüzden asıl hedef, spam’in sunucudan hiç çıkmamasıdır. E-postaların spam’e düşmesinin diğer nedenlerini e-postalar neden spam’e düşer yazımızda anlattık.
MailChannels nasıl çalışır?
MailChannels, e-posta sunucunuz ile alıcı sunucular arasına giren bulut tabanlı bir SMTP aktarım (relay) hizmetidir. Sunucunuz e-postayı doğrudan alıcıya göndermek yerine MailChannels’a teslim eder; MailChannels iletiyi inceler, temizse alıcıya ulaştırır.
- Gönderici bazında izleme: Üreticiye göre davranış yalnızca sunucu ya da hesap bazında değil, tek tek gönderici düzeyinde takip edilir. Böylece sorunlu hesap, aynı sunucudaki diğer kullanıcılardan ayrıştırılır.
- Ele geçirilmiş hesap tespiti: Ani gönderim artışları, spam benzeri içerik ve kimlik avı kampanyaları fark edildiğinde hız sınırı, askıya alma ya da uyarı gibi tepkiler webhook’lar üzerinden otomatik tetiklenebilir.
- Zararlı içerik denetimi: Spam, virüs ve kimlik avı içeren iletiler dışarı çıkmadan yakalanır.
- Kara liste yönetimi: Gönderim MailChannels’ın altyapısından yapıldığı için IP itibarını ve kara liste takibini hizmet üstlenir.
MailChannels’ın ürün ailesinde ayrıca gelen e-posta filtreleme ve uygulamalar için işlemsel e-posta API’si de vardır. Bu yazının konusu giden filtrelemedir.
Nasıl bağlanır? Üç ayar
MailChannels’ı devreye almak için posta kutularını taşımanız gerekmez. Üç ayar yeterlidir:
- Akıllı aktarıcı (smarthost): E-posta sunucunuzda giden e-posta için MailChannels’ın aktarım sunucusu tanımlanır ve size verilen SMTP kullanıcı bilgileriyle kimlik doğrulanır. cPanel için hazır eklenti bulunur; diğer e-posta sunucularında smarthost ayarıyla yapılır. Üreticinin Exchange ve Sendmail gibi yaygın sunucular için kurulum kılavuzları vardır.
- SPF kaydı: Alan adınızın mevcut SPF kaydına MailChannels’ın include ifadesi eklenir. Yeni, ikinci bir SPF kaydı oluşturulmaz; alan adı başına tek SPF kaydı olmalıdır.
- Domain Lockdown kaydı: Alan adınızın _mailchannels alt alanına eklenen bir TXT kaydı, alan adınız adına MailChannels üzerinden yalnızca sizin hesabınızın gönderim yapabileceğini belirtir. Üretici bu kaydın SPF include’u ile birlikte mutlaka eklenmesini önerir; aksi hâlde başka bir MailChannels müşterisinin alan adınızı taklit etmesi kolaylaşır.
DKIM ve DMARC ayarlarını da aynı çalışmada gözden geçirmek iyi olur. Kayıtların mantığını SPF, DKIM ve DMARC rehberimizde adım adım anlattık.
Devreye alırken dikkat edilecekler
- Önce tek bir sunucuyla başlayın. Tüm sunucuları aynı gün aktarmak yerine birini bağlayın, birkaç gün teslim sonuçlarını izleyin, sonra diğerlerine geçin.
- Tüm göndericileri listeleyin. Web siteleri, formlar ve uygulamalar da e-posta gönderir. Bunlar doğrudan gönderim yapmaya devam ederse SPF kaydınızla çelişen bir yapı oluşur.
- Uyarıların kime gideceğini belirleyin. Bir hesap askıya alındığında kullanıcıya kim haber verecek, parolayı kim sıfırlayacak? Bu akış baştan yazılmazsa otomatik askıya alma, destek hattında sürprize dönüşür.
- Geri dönüş yolunu hazır tutun. Aktarım ayarı sunucu tarafında bir ayar olduğu için gerektiğinde eski gönderim yoluna dönmek mümkündür; bu adımı ve SPF değişikliğini yazılı olarak saklayın.
Kimler için gerekli, kimler için değil?
MailChannels güçlü bir araçtır ama her kurumun ihtiyacı değildir. Aşağıdaki tablo dürüst bir başlangıç noktasıdır:
| Durum | MailChannels gerekli mi? |
|---|---|
| Paylaşımlı barındırma yapan, çok sayıda müşteri alan adına e-posta sunucusu işleten firma | Evet. Üreticinin asıl odak noktası budur. |
| Birden fazla şirketi ya da alan adını kendi sunucusunda barındıran grup şirketi | Çoğunlukla evet, özellikle kara liste sorunu yaşandıysa. |
| Uygulamalarından yüksek hacimde işlemsel e-posta gönderen platform | Değerlendirilmeli; işlemsel e-posta API’si ayrı bir üründür. |
| Tek şirketin kendi e-posta sunucusu, düşük hacim, kara liste geçmişi yok | Genellikle hayır. Güçlü parola, iki adımlı doğrulama ve doğru kimlik doğrulama kayıtları çoğu zaman yeterlidir. |
| Barındırılan e-posta ya da Microsoft 365, Google Workspace kullanan kurum | Hayır. Giden filtreleme sağlayıcının sorumluluğundadır. |
MailChannels’ı değerlendirirken şunları da hesaba katın: Giden e-posta yoluna bir halka daha eklenir, dolayısıyla bir bağımlılık daha oluşur. İleti bir ara durak daha geçer. Hizmetin sürekli bir maliyeti vardır. Bunların karşılığında ele geçirilmiş bir hesabın tüm kurumu etkilemesi önlenir. Bu denge barındırma firmaları için açıkça olumludur; küçük bir ofis sunucusu için çoğu zaman gereksizdir.
Filtreleme tek başına yetmez
Giden filtreleme bir sonucu yakalar; sebebi ortadan kaldırmaz. Hesapların ele geçirilmesinin önüne geçmek için şunları da yapın:
- E-posta hesaplarında iki adımlı doğrulamayı açın; iki adımlı doğrulamayı desteklemeyen eski protokollerle erişimi sınırlayın.
- Kullanıcı bilgisayarlarını uç nokta güvenliği ile koruyun; parola çalan zararlı yazılımlar hesap ele geçirmenin yaygın kaynaklarındandır.
- Çalışanlara kimlik avı e-postalarını tanımayı öğretin. Konuyu kimlik avı farkındalığı yazımızda ele alıyoruz.
- E-posta sunucularına yönetici erişimini kimlik ve erişim yönetimi araçlarıyla denetim altına alın.
- Sunucunun gönderim kayıtlarını düzenli okuyun; bir hesabın olağan dışı gönderim yaptığını ilk siz fark edin.
Unna ile MailChannels
Unna, MailChannels’ın yetkili iş ortağıdır. Önce sunucu sayınızı, barındırdığınız alan adlarını ve geçmişte yaşadığınız kara liste sorunlarını dinleriz. MailChannels’ın size gerçekten gerekip gerekmediğini birlikte değerlendiririz; gerekmiyorsa bunu açıkça söyleriz. Gerekiyorsa aktarım ayarlarını, SPF ve Domain Lockdown kayıtlarını yapar, test gönderimleriyle teslim edilebilirliği doğrularız. Sonrasında askıya alınan hesapları ve uyarıları sizinle birlikte takip ederiz. Kendi sunucusunu işleten kurumlar için SmarterMail ile birlikte kurgulayabilir, sunucu yönetimiyle uğraşmak istemeyenlere Unna Kurumsal Mail’i öneririz. Ürün ayrıntıları MailChannels sayfamızda; sorularınız için bize yazın.
