E-posta, şirketin hafızasıdır
Bir anlaşmazlıkta hangi teklifin gönderildiği, bir denetimde hangi onayın verildiği, ayrılan bir çalışanın hangi müşteriyle ne konuştuğu. Bu bilgilerin çoğu yalnızca e-postada vardır. Posta kutuları dolduğunda silinen, çalışan ayrıldığında kapatılan ya da yanlışlıkla silinen e-postalar ise şirketin hafızasından eksilir.
E-posta arşivleme, yedeklemeden farklıdır. Yedek bir sistemi geri getirmek içindir; arşiv ise her e-postanın ayrı, değiştirilemez ve aranabilir bir kopyasını uzun süre saklar.
MailStore neler yapar?
Her e-postayı arşivler
Microsoft 365, Exchange, Google Workspace ve IMAP ya da POP ile çalışan tüm e-posta sistemlerinden gelen ve giden e-postaları otomatik olarak merkezi bir arşive alır. Mevcut PST dosyaları ve eski posta kutuları da arşive dahil edilebilir.
Saniyeler içinde bulur
Tam metin arama ile e-postaların içeriğinde ve eklerinde arama yapılır. Kullanıcılar kendi arşivlerine Outlook eklentisi ya da web arayüzü üzerinden erişir.
Posta sunucusunu rahatlatır
Arşivlenen eski e-postalar posta kutusundan kaldırılabilir. Posta kutuları küçülür, e-posta sunucusu ve yedekleri hafifler.
Kurallara uyar
Saklama politikaları ile e-postaların ne kadar süre tutulacağı tanımlanır. Arşiv, içeriğin sonradan değiştirilmediğini doğrulayabilecek şekilde saklanır.
Unna ile MailStore
- Önce dinleriz. E-posta sisteminizi, posta kutusu sayınızı ve saklama ihtiyaçlarınızı belirleriz.
- Birlikte planlarız. Arşivin nerede tutulacağını, depolama kapasitesini, saklama sürelerini ve kimlerin neye erişeceğini tasarlarız.
- Kurar ve geçmişi taşırız. MailStore’u devreye alır, mevcut e-postaları ve eski PST dosyalarını arşive aktarırız.
- Yanınızda kalırız. Arşivleme görevlerini izler, arşivin kendisinin de yedeklendiğinden emin oluruz.
Bütünün bir parçası
- Kurumsal e-posta altyapınızla birlikte arşivi en baştan planlarız.
- Arşiv, yedeklemenin yerini almaz, onu tamamlar. Arşivin kendisini de Veeam ya da UnnaBulut ile yedekleriz.
- KVKK açısından e-postalar kişisel veri içerir; saklama ve imha sürelerini birlikte belirleriz.
- Safetica DLP ile bir olay incelemesinde, veri hareketi kayıtlarını arşivdeki yazışmalarla birlikte değerlendiririz.
Sık sorulanlar
Microsoft 365 kullanıyoruz, yine de arşiv gerekir mi?
Microsoft 365’in kendi saklama özellikleri, lisansınıza göre değişir ve yönetimi karmaşık olabilir. MailStore, e-postalarınızın bağımsız ve sizin kontrolünüzdeki bir kopyasını sunar.
Ayrılan çalışanın e-postalarına ne olur?
Posta kutusu kapatılsa bile e-postaları arşivde kalır. Yetkili bir kişi gerektiğinde bu yazışmalara ulaşabilir.
