Kurumsal e-posta kararı çoğu zaman “hangi ürün?” sorusuyla başlar. Oysa asıl soru şudur: E-posta sunucusunu kim işletecek, veri nerede duracak ve e-postanın yanında başka neye ihtiyacınız var? Bugün bir işletmenin önünde üç temel model vardır: altyapısı bir sağlayıcı tarafından işletilen barındırılan e-posta, e-postayı dosya paylaşımı ve toplantı araçlarıyla birlikte sunan Microsoft 365 ya da Google Workspace gibi bulut paketleri ve e-posta sunucusunu kendi altyapınızda çalıştırdığınız model. Bu yazıda üçünü aynı ölçütlerle yan yana koyuyoruz. Ölçütler; kontrol, bakım yükü, iş birliği araçları, Outlook ve mobil uyum, veri konumu ve yedekleme. Alanın genel çerçevesi için kurumsal e-posta sayfamıza da göz atabilirsiniz.
Üç model, üç farklı sorumluluk paylaşımı
Üç model de alan adınızla çalışan, Outlook’ta ve telefonda açılan bir posta kutusu verir. Kullanıcı açısından fark çoğu zaman ilk gün görünmez. Fark, işler ters gittiğinde kimin neyi çözeceğinde ortaya çıkar.
Barındırılan e-posta: Unna Kurumsal Mail
Posta kutularınız sağlayıcının altyapısında çalışır; sunucu, güncellemeler ve sertifikalar sağlayıcının işidir. Unna Kurumsal Mail’de SPF, DKIM ve DMARC kayıtları hizmet açılışında yapılandırılır, bağlantılar SSL/TLS ile şifrelenir, posta kutuları ve kotalar tek panelden yönetilir. Odak noktası e-postanın kendisidir.
Bulut paket: Microsoft 365 ve Google Workspace
E-posta, daha büyük bir iş birliği paketinin parçasıdır. Microsoft 365’te e-posta Exchange Online üzerinde çalışır; yanında Teams, SharePoint ve OneDrive gelir. Google Workspace’te Gmail’in yanında Drive, Meet, Chat ve Takvim vardır. Altyapıyı üretici işletir; siz kullanıcıları, lisansları ve güvenlik ayarlarını yönetirsiniz.
Kendi sunucunuz: SmarterMail
E-posta sunucusu sizin sistem odanızda, veri merkezindeki sunucunuzda ya da bir sanal makinede çalışır. SmarterMail, Windows ve Linux üzerinde çalışan, takvim, kişiler, sohbet ve dosya paylaşımını da içeren bir e-posta ve iş birliği sunucusudur. Kontrol tamamen sizdedir; güncelleme, güvenlik ve yedek sorumluluğu da.
Yan yana karşılaştırma
| Ölçüt | Unna Kurumsal Mail | Microsoft 365 / Google Workspace | SmarterMail (kendi sunucunuz) |
|---|---|---|---|
| Altyapıyı kim işletir? | Unna | Microsoft / Google | Siz ya da destek aldığınız firma |
| Sunucu güncellemeleri | Sağlayıcının sorumluluğunda | Üreticinin sorumluluğunda | Sizin sorumluluğunuzda |
| E-posta dışındaki araçlar | E-posta odaklı; webmail ve tek panelden yönetim | Microsoft 365: Teams, SharePoint, OneDrive. Google Workspace: Drive, Meet, Chat | Ortak takvim, kişiler, görevler, sohbet, çevrim içi toplantı, dosya paylaşımı |
| Outlook (masaüstü) | Desteklenir | Microsoft 365: Exchange Online ile doğrudan. Google Workspace: Windows’ta GWSMO eşitleme aracıyla | MAPI/EWS ile; Enterprise sürümde yıllık yenilenen ek lisans |
| Telefon ve tablet | Cihazların yerleşik e-posta uygulamaları | Üreticinin mobil uygulamaları | Exchange ActiveSync ile; Enterprise sürümde yıllık yenilenen ek lisans. IMAP ve POP her sürümde |
| Verinin konumu | Unna’nın işlettiği altyapı | Microsoft 365: kiracının kayıt ülkesine göre belirlenen coğrafya. Google Workspace: belirli sürümlerde ABD ya da Avrupa seçilebilir | Sunucuyu nereye koyarsanız orası |
| Uzun süreli arşiv | Ayrı çözüm: MailStore | Ayrı çözüm: MailStore; saklama araçları lisansa göre değişir | Ayrı çözüm: MailStore |
Tablodaki üretici bilgileri Microsoft Learn, Google Workspace yardım merkezi ve SmarterTools belgelerine dayanır. Lisans ve sürüm ayrıntıları değişebildiği için karar öncesinde güncel durumu birlikte kontrol ederiz.
Outlook, mobil ve iş birliği: günlük kullanımda fark
Kullanıcılarınızın çoğu masaüstünde Outlook, cepte de telefonun e-posta uygulamasıyla çalışıyorsa, bu başlık kararın en görünür kısmıdır.
Microsoft 365, Outlook ile aynı üreticinin ürünüdür; takvim paylaşımı, toplantı daveti ve paylaşılan posta kutuları kurulum gerektirmeden çalışır. Teams ve SharePoint ile iç içe çalışan bir ekip için e-postayı ayrı bir yere taşımak, bu bağı koparır.
Google Workspace tarayıcı ve Gmail uygulaması odaklıdır. Outlook kullanmaya devam etmek isteyenler için Google, Windows’a kurulan Google Workspace Sync for Microsoft Outlook (GWSMO) aracını sunar. Google’ın kendi belgelerine göre bu araç macOS’te desteklenmez.
SmarterMail, Outlook’un Exchange ile konuştuğu MAPI protokolünü sunucu tarafında destekler; Outlook for Mac ve Apple Mail için EWS, telefonlar için Exchange ActiveSync vardır. Burada dikkat edilmesi gereken nokta lisanstır: SmarterTools’a göre MAPI/EWS ve ActiveSync, Enterprise sürümde ayrı lisanslanan, yıllık yenilenen ve aktif bakım aboneliği gerektiren eklentilerdir. Yalnızca IMAP ve web postası kullanacak bir ekip için bu eklentilere gerek yoktur; Outlook’ta Exchange deneyimi isteyen bir ekip için ise teklifte ayrı kalem olarak yer almalıdır. Sürümler arasındaki farkı SmarterMail ve Exchange yazımızda tablo hâlinde anlattık.
Unna Kurumsal Mail ise tarayıcıdan webmail, masaüstünde Outlook ve telefonda yerleşik e-posta uygulamalarıyla kullanılır. İhtiyacı “alan adımızla, düzgün çalışan e-posta” olan bir ekip için ek bir iş birliği paketi taşımaz.
Kontrol, bakım yükü ve veri konumu
Kontrol ile bakım yükü aynı terazinin iki kefesidir. Kendi sunucunuzda her ayarı siz belirlersiniz: saklama kotalarını, erişim kurallarını, hangi ülkede ve hangi donanımda duracağını. Ama internete açık bir e-posta sunucusu, saldırganların sürekli taradığı bir hedeftir. Güvenlik güncellemelerini takip etmek, yönetim arayüzünü FortiGate gibi bir güvenlik duvarıyla dışarıya kapatmak ve giden e-postayı izlemek de sizin işiniz olur. Çok sayıda alan adı barındıran yapılarda MailChannels ile giden e-postayı filtrelemek bu yükün bir kısmını azaltır.
Barındırılan e-postada ve bulut paketlerde bu iş sağlayıcıdadır. Karşılığında ayarların bir kısmı sağlayıcının belirlediği çerçevede kalır.
Veri konumu başlığında farklar netleşir:
- Microsoft 365: Kiracının verisinin hangi coğrafyada tutulduğu, kiracının açıldığı ülkeye göre belirlenir. Yönetici, Microsoft 365 yönetim merkezinde Ayarlar > Kuruluş ayarları > Kuruluş profili > Veri konumu bölümünden bunu görebilir. Microsoft’un Exchange Online için yerel veri konumu taahhüdü verdiği ülkeler listesinde Türkiye bugün yer almıyor.
- Google Workspace: Veri bölgesi politikası ile kapsanan verinin ABD’de, Avrupa Birliği’nde ya da tercihsiz tutulması seçilebilir. Bu özellik Business Standard, Business Plus ve Enterprise gibi belirli sürümlerde bulunur.
- SmarterMail: Sunucu nerede duruyorsa veri oradadır: ofisinizde, Türkiye’deki bir veri merkezinde ya da seçtiğiniz başka bir yerde.
- Unna Kurumsal Mail: Posta kutuları Unna’nın işlettiği altyapıda, birden fazla noktada çalışan sanallaştırılmış sunucular üzerinde durur. Konum sorusunu teklif aşamasında yazılı olarak netleştiririz.
E-postalar müşteri, çalışan ve tedarikçi bilgisi içerdiği için veri konumu KVKK açısından da değerlendirilmesi gereken bir konudur. Hukuki değerlendirmeyi hukuk danışmanınızla birlikte yapmanızı öneririz.
Yedek ve arşiv: hiçbir modelde kendiliğinden çözülmez
En sık karşılaştığımız yanlış varsayım “e-posta buluttaysa yedeklenmiştir” düşüncesidir. Üç modelde de altyapı ile veri arasındaki sorumluluk ayrımını bilmek gerekir.
- Microsoft 365: Microsoft altyapıyı çalışır tutar; silinen, fidye yazılımıyla şifrelenen ya da geç fark edilen veri, paylaşılan sorumluluk modelinde müşterinin alanındadır. Geri dönüşüm kutusu ve saklama süreleri sınırlıdır. Ayrıntıları Microsoft 365 yedekleme yazımızda anlattık. Microsoft’un kendi ücretli Microsoft 365 Backup hizmetinin yanında Acronis Cyber Protect ya da Veeam ile kiracıdan bağımsız bir yedek tutulabilir.
- Google Workspace: Google, Vault’un bir yedekleme ya da arşiv aracı olarak tasarlanmadığını kendi sık sorulan sorularında açıkça belirtir. Vault hukuki süreçler için veri saklama ve dışa aktarma aracıdır. Acronis Cyber Protect, Google Workspace verilerini de kapsar.
- SmarterMail: Sunucunun yedeği tamamen sizdedir. Sunucuyu sanal makine olarak çalıştırıp sanal makine düzeyinde yedeklemek, bir arızada en hızlı geri dönüş yoludur.
- Unna Kurumsal Mail: Sunucu tarafı Unna’dadır. Yanlışlıkla silinen bir klasörün ya da ayrılan bir çalışanın yazışmalarının yıllar sonra da bulunabilmesi ise ayrı bir arşiv ihtiyacıdır.
Yedek ile arşiv aynı şey değildir. Yedek, bir posta kutusunu belirli bir güne döndürür. Arşiv, her e-postanın aranabilir ve sonradan değiştirilmediği doğrulanabilir bir kopyasını uzun süre saklar. MailStore; Microsoft 365, Exchange, Google Workspace ve IMAP ile çalışan sistemlerden e-postaları merkezi bir arşive alır. Yani üç modelin hepsiyle birlikte kullanılabilir ve e-posta sağlayıcınızı değiştirdiğinizde arşiv sizinle kalır. Farkı e-posta arşivleme ile yedekleme arasındaki fark yazımızda ayrıca ele aldık.
Hangi modeli seçerseniz seçin, alan adınızın SPF, DKIM ve DMARC kayıtları doğru kurulmadan e-postalarınız spam klasörüne düşebilir. Adımlar SPF, DKIM ve DMARC rehberimizde.
Hangisi kime uygun?
25 kişilik bir muhasebe bürosu
Ekip Outlook ve telefonla çalışıyor, dosyalar ofisteki sunucuda, görüntülü toplantı ihtiyacı sınırlı. Kimse e-posta sunucusuyla uğraşmak istemiyor. Unna Kurumsal Mail burada sade bir yoldur; müşteri yazışmalarının yıllarca saklanması gerekiyorsa MailStore arşivi eklenir.
Proje ekipleri Teams ve SharePoint’le çalışan bir mühendislik firması
Toplantılar, ortak belgeler ve e-posta birbirine bağlı. E-postayı paketten ayırmak iş akışını böler. Microsoft 365 mantıklı seçimdir; yanında kiracıdan bağımsız bir yedek ve gerekiyorsa arşiv planlanmalıdır.
Tarayıcı ve Gmail alışkanlığı olan, çoğunlukla sahada çalışan bir ekip
Masaüstü Outlook kullanımı az, ortak belgeler Drive’da. Google Workspace bu çalışma biçimine uyar. Vault’un yedek olmadığını bilerek ayrı bir yedek kurulmalıdır.
Müşteri sözleşmesi gereği e-postayı kendi altyapısında tutması gereken bir üretim firması
Verinin nerede durduğu sözleşmeyle belirlenmiş, Outlook ve takvim paylaşımı şart. SmarterMail Enterprise, MAPI/EWS ve ActiveSync eklentileriyle bu ihtiyacı karşılar. Sunucunun güncellemesi, güvenlik duvarı kuralları ve yedeği işletme planına yazılmalıdır.
Birden fazla şirketi aynı çatı altında toplayan bir grup
Her şirketin kendi alan adı ve yöneticisi var. SmarterMail’in alan adı bazında yönetici yetkisi vermesi bu yapıya uyar; çok sayıda alan adı barındırılıyorsa giden e-posta için MailChannels değerlendirilebilir.
Unna ile doğru seçim
Unna Kurumsal Mail ve SmarterMail tarafında birden fazla seçenekle çalıştığımız için kararı tek bir ürüne göre değil, sizin çalışma biçiminize göre veririz. Microsoft 365 ya da Google Workspace ekibiniz için daha doğruysa bunu açıkça söyler, o durumda yedek, arşiv ve e-posta kimlik doğrulaması tarafında yanınızda oluruz. Önce kullanıcı sayınızı, posta kutusu büyüklüklerini, Outlook ve mobil kullanımını, saklama ihtiyacınızı dinleriz. SmarterMail’i düşünüyorsanız üretici deneme lisansıyla birkaç kullanıcıda pilot yapabilir, Outlook ve telefon deneyimini gerçek kullanıcılarla doğrulayabiliriz. Taşımayı eski ve yeni sistemi bir süre birlikte çalıştırarak planlar, DNS değişikliğini en sona bırakırız. Seçenekleri kurumsal e-posta sayfamızda inceleyebilir, mevcut yapınızı birlikte değerlendirmek için bize yazabilirsiniz.
