“E-postalarımız zaten Microsoft’ta, ayrıca yedeklemeye gerek var mı?” Bu soruyu çok sık duyuyoruz. Kısa cevap: evet. Microsoft 365, altyapıyı yüksek erişilebilirlikle çalıştırır; bir veri merkezindeki arıza yüzünden e-postanızı kaybetmeniz beklenmez. Ama bir kullanıcının sildiği klasör, fidye yazılımıyla şifrelenip OneDrive’a eşitlenen dosyalar ya da ele geçirilmiş bir yönetici hesabının verdiği zarar, Microsoft’un değil sizin sorumluluk alanınızdadır. Bu yazıda paylaşılan sorumluluk modelini, Microsoft 365’in kendi geri dönüş araçlarının sınırlarını ve bağımsız bir yedeğin neden gerektiğini anlatıyoruz. Genel çerçeve için yedekleme sayfamıza da göz atabilirsiniz.
Paylaşılan sorumluluk modeli nedir?
Bulut hizmetlerinde güvenlik ve süreklilik sorumluluğu, hizmet sağlayıcı ile müşteri arasında paylaşılır. Microsoft bu modeli kendi belgelerinde açıkça anlatır: Fiziksel veri merkezi, fiziksel ağ ve sunucular Microsoft’un sorumluluğundadır. Hangi hizmet modeli kullanılırsa kullanılsın müşterinin her zaman elinde kalan sorumluluklar ise şunlardır: veri, uç noktalar, hesaplar ve kimlikler.
Microsoft 365 bir SaaS hizmetidir; yani işletim sistemi, uygulama ve altyapı Microsoft’tadır. Ama posta kutusundaki e-postalar, SharePoint’teki sözleşmeler ve OneDrive’daki teklif dosyaları sizin verinizdir. Verinin sınıflandırılması, korunması ve yanlış bir işlemden sonra geri getirilmesi sizin işinizdir.
| Alan | Kimin sorumluluğunda? |
|---|---|
| Veri merkezi, donanım, ağ | Microsoft |
| Uygulamanın çalışır olması | Microsoft |
| Hesaplar ve kimlik doğrulama ayarları | Müşteri |
| Kullanıcı cihazları | Müşteri |
| Verinin kendisi, yanlış silme ve kötü niyetli değişiklik | Müşteri |
Microsoft 365’in kendi geri dönüş araçları
Microsoft 365’te silinen veri hemen yok olmaz; belirli sürelerle geri getirilebilir. Microsoft’un belgelerindeki varsayılan süreler şöyledir:
- Exchange Online: Silinen öğeler varsayılan olarak 14 gün kurtarılabilir öğeler klasöründe kalır. Bu süre posta kutusu bazında en fazla 30 güne çıkarılabilir.
- SharePoint: Kullanıcının sildiği öğeler, silindiği andan itibaren 93 gün geri dönüşüm kutusunda tutulur. Silinen site koleksiyonları da 93 gün boyunca geri getirilebilir.
- Silinen kullanıcı: Silinen bir kullanıcı hesabını geri getirmek için 30 gününüz vardır. Sonrasında kullanıcının verileri kalıcı olarak silinir.
- Abonelik sona ererse: Microsoft, veriyi dışarı almanız için 90 gün kısıtlı işlevli bir hesapta tutar; abonelik bittikten en geç 180 gün sonra tüm müşteri verisi silinir.
Bunlar kullanışlı güvenlik ağlarıdır, ama yedek değildir. Süreler sınırlıdır, geri getirme çoğu zaman öğe öğe yapılır ve verinin tek kopyası yine aynı kiracıda (tenant) durur. Saklama ilkeleri ve dava tutma (litigation hold) gibi uyum araçları veriyi korumaya yardımcı olur; ancak amaçları bir hukuki süreç için veriyi saklamaktır, bir posta kutusunu dünkü hâline hızla döndürmek değil. Ayrıca bu özellikler lisansınıza göre değişir.
Veri nasıl kaybolur?
Microsoft 365’te veri kaybı nadiren Microsoft kaynaklıdır. Sık gördüğümüz senaryolar:
Geç fark edilen silme
Bir çalışan, “artık gerek yok” diye bir proje klasörünü siler. Dört ay sonra müşteriyle bir anlaşmazlık çıkar ve o klasöre ihtiyaç duyulur. Geri dönüşüm kutusu süresi çoktan dolmuştur.
Ayrılan çalışan
İşten ayrılan kişinin lisansı kaldırılır, hesabı silinir. Otuz gün sonra müşteri yazışmalarının ve OneDrive’daki dosyaların hiçbir kopyası kalmaz. Bu riski işten ayrılan çalışan ve veri güvenliği yazımızda ayrıca ele alıyoruz.
Fidye yazılımı
Bir bilgisayardaki fidye yazılımı yerel dosyaları şifreler; OneDrive eşitlemesi de şifreli dosyaları buluta taşır. Eşitleme bir yedek değildir: bozulan dosyayı da sadakatle kopyalar.
Ele geçirilen hesap
Bir kimlik avı saldırısıyla ele geçirilen yönetici hesabı, posta kutularını ve siteleri silebilir, saklama ayarlarını değiştirebilir. Aynı kiracının içindeki kopyalar, aynı yetkiyle erişilebilir kalır.
İyi bir Microsoft 365 yedeği nasıl olmalı?
- Kapsamlı: Exchange Online, OneDrive, SharePoint ve Teams verilerini birlikte korumalı.
- Bağımsız: Yedek, mümkünse Microsoft 365 kiracınızdan ayrı bir altyapıda ve ayrı kimlik bilgileriyle tutulmalı. Kiracınıza giren bir saldırgan yedeğe ulaşamamalı.
- Uzun süreli: Saklama süresi, işinizin ihtiyacına göre belirlenmeli; geri dönüşüm kutusunun süresiyle sınırlı kalmamalı.
- Ayrıntılı geri yükleme: Tek bir e-postayı, bir dosyanın eski sürümünü ya da bir posta kutusunun tamamını geri getirebilmeli.
- Test edilmiş: Periyodik olarak örnek bir posta kutusu ve site geri yüklenmeli.
Microsoft’un kendisi de artık Microsoft 365 Backup adlı ücretli bir yedekleme hizmeti sunuyor. Bu hizmet hızlı geri yükleme için tasarlanmıştır, ancak yedekler Microsoft’un altyapısında kalır. Kopyalardan birinin farklı bir sağlayıcıda durmasını isteyen işletmeler için üçüncü taraf çözümler bu boşluğu doldurur. Bu, 3-2-1-1-0 kuralındaki farklı lokasyon mantığının bulut hizmetlerine uyarlanmış hâlidir.
Yedeklemeye başlamadan önce
Bir Microsoft 365 yedeği kurmadan önce birkaç kararın netleşmesi gerekir. Bu kararlar hem maliyeti hem de bir sorun anında ne kadar hızlı hareket edebileceğinizi belirler.
- Kapsam: Tüm kullanıcılar mı, yoksa yalnızca belirli departmanlar mı? Paylaşılan posta kutuları ve Teams kanalları da kapsama girmeli mi?
- Saklama süresi: Bir silme ne kadar geç fark edilebilir? Muhasebe ve sözleşme yazışmaları için daha uzun bir süre gerekebilir.
- Verinin konumu: Yedek hangi ülkede, hangi veri merkezinde duracak? Kişisel veri içeren yazışmalar için bu soru önemlidir.
- Yetki: Yedekleme konsoluna kimler girecek? Konsol hesabı, Microsoft 365 yönetici hesabından ayrı olmalı ve iki adımlı doğrulamayla korunmalıdır.
- Ayrılan çalışanlar: Lisansı kaldırılan kullanıcının yedeği ne kadar süre tutulacak?
Yedek mi, arşiv mi?
E-posta için iki ayrı ihtiyaç vardır. Yedek, bir posta kutusunu ya da siteyi belirli bir güne döndürmenizi sağlar. Arşiv ise her e-postanın değiştirilemez ve aranabilir bir kopyasını uzun süre saklar. Hukuki bir süreç ya da denetim için eski yazışmaları bulmak istiyorsanız arşiv, bir fidye yazılımı sonrasında dosyaları geri getirmek istiyorsanız yedek gerekir. Farkı e-posta arşivleme ile yedekleme arasındaki fark yazımızda anlattık; e-posta arşivi için MailStore sayfamıza bakabilirsiniz.
Unna ile Microsoft 365 yedekleme
Microsoft 365 verilerinizi Acronis Cyber Protect ile, bilgisayar ve sunucu yedeklerinizle aynı konsoldan koruyabiliriz. Sanal sunucu ağırlıklı yapılarda Veeam’in Microsoft 365 için ayrı ürünü de bir seçenektir; ayrıntılar Veeam sayfamızda.
- Önce dinleriz. Kaç kullanıcınız olduğunu, hangi hizmetleri kullandığınızı ve verinin ne kadar süre saklanması gerektiğini birlikte belirleriz.
- Birlikte planlarız. Yedeğin nerede duracağını, saklama sürelerini ve yedekleme sistemine kimlerin erişeceğini tasarlarız.
- Kurar ve test ederiz. İlk yedeği alır, örnek bir posta kutusu ve bir SharePoint sitesi geri yükleyerek sistemi teslim ederiz.
- Yanınızda kalırız. Başarısız görevleri izler, yeni kullanıcıların kapsama alındığını kontrol eder, geri yükleme gerektiğinde işi birlikte yaparız.
E-posta altyapınızı baştan planlıyorsanız kurumsal e-posta sayfamıza da göz atabilir ya da bize ulaşabilirsiniz.
