Bir müşteriyle anlaşmazlık çıktı ve iki yıl önce gönderilen teklif e-postasına ihtiyacınız var. E-posta sunucunuz her gece yedekleniyor. Peki o e-postayı bulabilir misiniz? Büyük ihtimalle zorlanırsınız. Yedekler genellikle birkaç hafta ya da birkaç ay saklanır; iki yıl önceki bir e-postayı bulmak için hangi yedeğe bakacağınızı bilmeniz, o yedeği geri yüklemeniz ve içinde aramanız gerekir. Üstelik e-posta, yedek alınmadan önce silinmişse hiçbir yedekte yoktur. E-posta arşivleme bu sorunu çözmek için vardır. Bu yazıda arşivleme ile yedekleme arasındaki farkı ve neden çoğu işletmenin ikisine birden ihtiyaç duyduğunu anlatıyoruz. Arşivleme çözümümüz için MailStore sayfamıza bakabilirsiniz.
E-posta yedeği nedir?
E-posta yedeği, e-posta sisteminin belirli bir andaki kopyasıdır. Amacı, sistemi bir arızadan, bozulmadan ya da fidye yazılımından sonra o ana geri getirmektir. Sunucu yedeğinin içinde posta veritabanı, Microsoft 365 yedeğinin içinde posta kutularının o günkü hâli bulunur.
Yedek, felaket senaryosu için tasarlanmıştır. Genellikle kısa ve orta vadeli saklanır; eski yedekler yenileri için yer açmak üzere silinir. Yedeklenen şey, o an posta kutusunda ne varsa odur. Kullanıcının bir gün önce sildiği e-posta, o geceki yedeğe girmez.
E-posta arşivi nedir?
E-posta arşivi, gelen ve giden e-postaların her birinin ayrı, değiştirilemez ve aranabilir bir kopyasını uzun süre saklayan sistemdir. MailStore’un tanımıyla arşivlemenin temel amacı, e-postaların zaman içinde erişilebilir ve kurtarılabilir kalmasını sağlamaktır. Arşivdeki e-postalar içerikleri değişmeden güvenli şekilde saklanır.
Arşiv bir belge sistemi gibi çalışır. Tam metin arama ile e-postanın içinde ve eklerinde saniyeler içinde arama yapılır. Kullanıcılar kendi arşivlerine Outlook eklentisi ya da web arayüzü üzerinden ulaşır; eski bir e-postayı bulmak için BT ekibine talep açmaları gerekmez.
Yan yana karşılaştırma
| E-posta yedeği | E-posta arşivi | |
|---|---|---|
| Amaç | Sistemi bir arızadan sonra geri getirmek | Her e-postayı uzun süre erişilebilir tutmak |
| Saklama | Kısa ve orta vade | Uzun vade, saklama politikasına göre |
| Birim | Posta kutusu ya da veritabanı | Tek tek e-postalar |
| Arama | Sınırlı; önce geri yükleme gerekebilir | İçerikte ve eklerde tam metin arama |
| Bütünlük | Değişikliğe karşı özel bir kanıt sunmaz | İçeriğin sonradan değiştirilmediği doğrulanabilir |
| Silinen e-posta | Yedekten önce silindiyse yoktur | Arşivleme yöntemine göre korunur |
| Posta sunucusuna etkisi | Yok | Eski e-postalar kaldırılarak posta kutuları küçültülebilir |
| Kullanıcı erişimi | Genellikle BT ekibi üzerinden | Kullanıcı kendi arşivinde arar |
Üç günlük senaryo
Farkı bir örnekle görelim. Satış müdürü pazartesi günü bir müşteriyle yaptığı fiyat yazışmasını yanlışlıkla siler, ardından çöp kutusunu da boşaltır. Perşembe günü o yazışmaya ihtiyaç duyar.
- Yalnızca yedek varsa: BT ekibi, e-postanın silinmeden önceki son yedeği bulur, o yedekten posta kutusunu ya da ilgili klasörü geri yükler ve e-postayı arar. E-posta, yedek alınmadan aynı gün gelip silindiyse hiçbir yedekte yoktur.
- Arşiv varsa: Satış müdürü Outlook’taki arşiv eklentisinde müşterinin adını yazar ve yazışmayı eki ile birlikte saniyeler içinde bulur. BT ekibine talep açması gerekmez.
Şimdi senaryoyu değiştirelim: E-posta sunucusunun disk dizisi arızalanır ve sunucu açılmaz. Bu kez arşiv tek başına yeterli değildir. Kullanıcıların posta kutularına, takvimlerine ve kişilerine yeniden ulaşması için sunucunun yedekten geri getirilmesi gerekir. Arşiv geçmişi korur, yedek sistemi geri getirir.
Arşivleme yöntemi neden önemli?
Arşivin “silinen e-postayı da korur” vaadi, nasıl kurulduğuna bağlıdır. MailStore Server’ın belgeleri iki temel yöntemi karşılaştırır:
Tüm gelen ve giden e-postaları otomatik arşivleme
E-postalar kullanıcının posta kutusuna ulaşmadan arşivlenir. Microsoft 365 ve Exchange’de günlük (journal) posta kutusu, IMAP sunucularında toplu posta kutusu üzerinden yapılır. Arşiv eksiksizdir; e-postalar arşivlenmeden önce değiştirilemez ya da silinemez. Buna karşılık posta kutusunun klasör yapısı arşive yansımaz ve posta sunucusundaki veri miktarı azalmaz.
Posta kutularını tek tek arşivleme
Kullanıcıların posta kutuları belirli aralıklarla arşivlenir. Klasör yapısı korunur, arşivlenen eski e-postalar kurallara göre posta kutusundan kaldırılabilir. Ancak iki arşivleme arasındaki kısa sürede bir e-posta silinir ya da değiştirilirse arşive girmeyebilir.
Microsoft 365 kullanıyorsanız, kiracı tarafında bir günlük kuralı tanımlanması ve günlük raporlarının teslim edileceği hedefin ayrıca planlanması gerekir. Bu kurulum, posta kutusu arşivlemeye göre biraz daha fazla hazırlık ister; ama bir kez kurulduğunda gelen ve giden her e-posta kullanıcıdan bağımsız olarak arşive girer. Küçük ofislerde çoğu zaman posta kutusu arşivleme ile başlanır, ihtiyaç büyüdükçe günlük arşivleme eklenir. Hangi yöntemin seçileceği, arşivden ne beklediğinize bağlıdır. Eksiksiz bir kayıt önceliğinizse ilk yöntem, posta sunucusunu rahatlatmak önceliğinizse ikinci yöntem öne çıkar. İkisi birlikte de kullanılabilir.
Hangisine ihtiyacınız var?
Çoğu işletmenin ikisine birden ihtiyacı vardır, çünkü farklı sorulara cevap verirler:
- “Posta sunucusu çöktü, herkes e-postasına ne zaman ulaşır?” Bu bir yedekleme ve geri dönüş sorusudur.
- “Fidye yazılımı OneDrive ve posta kutularını bozdu.” Yedek gerekir. Microsoft 365 verilerinin neden ayrıca yedeklenmesi gerektiğini Microsoft 365 yedekleme yazımızda anlattık.
- “İki yıl önce ayrılan çalışanın bir tedarikçiyle yazışmasını bulun.” Bu bir arşiv sorusudur.
- “Posta kutuları doldu, kullanıcılar PST dosyalarına taşıyor.” Arşiv bu alışkanlığı gereksiz kılar. Konuyu PST dosyalarından kurtulmak yazımızda ele aldık.
Bir noktayı özellikle vurgulayalım: Arşiv, yedeklemenin yerini almaz. Arşivin kendisi de bir veridir ve yedeklenmesi gerekir. Arşiv sunucusu bir fidye yazılımında şifrelenirse, yılların e-posta geçmişi de gider. Bu yüzden arşivi Veeam ya da UnnaBulut ile ayrıca yedeklemek gerekir.
Saklama süreleri ve KVKK
E-postalar çoğu zaman kişisel veri içerir. Arşivin uzun süre saklaması bir avantajdır, ama “her şeyi sonsuza kadar saklayalım” yaklaşımı da doğru değildir. Hangi e-postanın ne kadar saklanacağı ve sürenin sonunda nasıl imha edileceği, güncel mevzuata ve şirketinizin kişisel veri saklama ve imha politikasına göre belirlenmelidir. Kesin süreler için hukuk danışmanınızla birlikte karar vermenizi öneririz. Teknik tarafı 27001 ve KVKK sayfamızda anlattık.
Unna ile e-posta arşivleme
- Önce dinleriz. E-posta sisteminizi, posta kutusu sayınızı, saklama ihtiyaçlarınızı ve mevcut yedekleme yapınızı birlikte çıkarırız.
- Birlikte planlarız. Arşivleme yöntemini, arşivin nerede duracağını, saklama sürelerini ve kimlerin neye erişeceğini tasarlarız.
- Kurar ve geçmişi taşırız. MailStore’u devreye alır, mevcut e-postaları ve eski PST dosyalarını arşive aktarırız.
- Yanınızda kalırız. Arşivleme görevlerini izler, arşivin kendisinin de yedeklendiğinden emin oluruz.
E-posta altyapınızı bütün olarak planlamak için kurumsal e-posta sayfamıza göz atabilir ya da bize ulaşabilirsiniz.
