PST dosyalarından kurtulmak: merkezi e-posta arşivine geçiş

Posta kutusu kotası dolduğunda Outlook kullanıcısının ilk yaptığı şey genellikle aynıdır: eski e-postaları bir PST dosyasına taşımak. Yıllar içinde bu dosyalar çoğalır. Muhasebe müdürünün bilgisayarında 2016’dan kalma bir “eski yazışmalar.pst”, satış ekibinin ortak klasöründe adı “yedek” olan birkaç dosya, emekli olmuş bir çalışanın harici diskinde tüm müşteri yazışmaları. Şirketin e-posta geçmişinin önemli bir kısmı artık kimsenin tam olarak bilmediği yerlerde durur. Bu yazıda PST dosyalarının neden sorun olduğunu ve merkezi bir e-posta arşivine nasıl geçileceğini anlatıyoruz. Arşivleme çözümümüz için MailStore sayfamıza bakabilirsiniz.

PST dosyası nedir?

PST (Personal Storage Table), Outlook’un e-postaları, kişileri ve takvim öğelerini bilgisayarda tek bir dosyada tuttuğu biçimdir. Microsoft’un belgelerine göre PST dosyaları, Exchange ekibi tarafından kullanıcıların mesajlarının bir kopyasını kendi bilgisayarlarında tutabilmeleri için geliştirildi. POP3 ya da IMAP kullanan ve Exchange sunucusuna erişimi olmayan kullanıcılar için de mesaj deposu görevi görür.

Microsoft aynı belgede önemli bir uyarı da yapar: PST dosyaları, kurumsal ortamda mesajların uzun süreli ve sürekli saklanması için tasarlanmamıştır.

PST dosyaları neden sorun?

Ağ paylaşımında desteklenmez

Kullanıcılar PST dosyalarını “yedekli olsun” diye çoğu zaman dosya sunucusuna koyar. Microsoft, PST dosyalarına LAN ya da WAN bağlantıları üzerinden erişilmesini desteklemediğini belirtir; PST, dosya erişimine dayalı bir depolama yöntemidir ve ağ üzerinde verimli çalışmaz. Sonuç, yavaşlık ve bozulma riskidir.

Boyut sınırı vardır

Outlook 2010 ve sonrasında PST ve OST dosyaları için önceden tanımlı boyut sınırı 50 GB’tır. Sınıra ulaşan bir dosyaya Outlook artık veri yazamaz. Büyük dosyalar da hem yavaş açılır hem de bozulmaya daha açıktır.

Yedeklenmez ya da yanlış yedeklenir

Bilgisayarlardaki PST dosyaları çoğu zaman hiçbir yedeğin kapsamında değildir. Kapsamdaysa bile Outlook açıkken dosya kilitli olduğu için yedek eksik ya da tutarsız alınabilir. Dizüstü bilgisayar çalındığında ya da diski arızalandığında, yılların yazışması da gider.

Aranamaz ve denetlenemez

Bir hukuki süreçte ya da denetimde belirli bir yazışmayı bulmak gerektiğinde, hangi PST dosyasının nerede olduğunu kimse bilmez. Dosyalar tek tek açılıp aranır. Bir dosyanın içeriğinin sonradan değiştirilmediğini göstermek de mümkün değildir.

Kişisel veri kontrolden çıkar

PST dosyaları kolayca kopyalanır, USB belleğe alınır, kişisel bulut hesabına yüklenir. Kişisel veri içeren e-postaların nerede durduğunu bilmemek, KVKK açısından da sorun yaratır. İşten ayrılan çalışanların yanında götürebileceği veriler konusunu işten ayrılan çalışan ve veri güvenliği yazımızda ele aldık.

Hedef: tek, merkezi ve aranabilir bir arşiv

PST dosyalarından kurtulmanın amacı, e-posta geçmişini tek bir yerde toplamaktır. Merkezi bir arşivde e-postalar sunucuda, yedeklenen ve yetkilendirilen bir yapıda durur. Kullanıcılar eski e-postalarına Outlook eklentisi ya da web arayüzü üzerinden ulaşır; tam metin arama ile içerikte ve eklerde arama yapılır. Arşivleme ile yedekleme arasındaki farkı ayrı bir yazıda anlattık.

Microsoft 365 kullanan işletmeler için bir başka yol, PST dosyalarını Microsoft Purview’un içe aktarma hizmetiyle kullanıcıların posta kutularına ya da arşiv posta kutularına yüklemektir. Bu yöntem veriyi Microsoft 365’e taşır; ancak kiracınızdan bağımsız bir kopya oluşturmaz. MailStore gibi bağımsız bir arşiv ise e-posta sisteminizden ayrı, sizin kontrolünüzde bir kopya sunar.

Geçiş adım adım

1. PST dosyalarını bulun

Kullanıcı bilgisayarlarında, dosya sunucularında ve paylaşımlı klasörlerde PST dosyalarını tarayın. Her dosyanın yerini, boyutunu, son değiştirilme tarihini ve sahibini listeleyin. Bu envanter, işin büyüklüğünü ve hangi dosyaların sahipsiz kaldığını gösterir.

2. Sahipliği ve saklama kararını netleştirin

Her dosyanın kime ait olduğunu belirleyin. Ayrılmış çalışanlara ait dosyalar için kimin karar vereceğini, hangi verinin arşive alınacağını ve hangisinin imha edileceğini, şirketinizin saklama ve imha politikasına göre belirleyin. Kesin saklama süreleri için hukuk danışmanınıza başvurun.

3. Merkezi arşivi kurun

Arşiv sunucusunu kurun, mevcut posta kutularının arşivlenmesini başlatın. Böylece yeni e-postalar ilk günden itibaren arşive girer.

4. PST dosyalarını içe aktarın

MailStore Server, PST dosyalarını doğrudan arşivleyebilir. Yönetici, kullanıcılardan bağımsız arşivleme görevleri oluşturabilir; bunun için dosyaların örneğin bir ağ paylaşımında merkezi olarak erişilebilir olması gerekir. MailStore’un belgelerine göre, içe aktarmayı yapan bilgisayarda PST dosyalarıyla uyumlu bir Outlook sürümü kurulu olmalıdır. Birden fazla kullanıcının e-postasını içeren PST dosyaları da arşivlenebilir.

5. Doğrulayın

Örnek dosyalarda e-posta sayılarını karşılaştırın, kullanıcıların kendi eski e-postalarını arşivde bulabildiğini birlikte kontrol edin.

6. Yeni PST oluşumunu engelleyin

Microsoft’un Outlook için belgelediği grup ilkesi ayarlarıyla kullanıcıların Outlook profiline PST dosyası eklemesi ve mevcut PST dosyalarına yeni içerik taşıması engellenebilir. Bu ilkeler, önceden bağlanmış dosyaları kendiliğinden kaldırmaz; bu yüzden içe aktarmadan sonra uygulanmalıdır. Bu adım atlanırsa birkaç yıl içinde aynı noktaya dönülür.

7. Eski dosyaları kaldırın

Arşive aktarımı doğrulanan PST dosyalarını, belirli bir bekleme süresinden sonra kaldırın. Kaldırma işlemini kayıt altına alın.

Kullanıcı açısından ne değişir?

Geçişin başarısı, kullanıcının günlük işinin kolaylaşmasına bağlıdır. Kullanıcılara önceden şunları anlatmak işe yarar:

• Eski e-postalar kaybolmaz; Outlook’taki arşiv eklentisinden ya da web arayüzünden, tek bir arama kutusuyla bulunur.
• Arama yalnızca konu satırında değil, e-postanın içeriğinde ve eklerinde de yapılır.
• Posta kutusu kotası dolduğunda e-postaları elle taşımak gerekmez; eski e-postalar kurallara göre arşive alınır.
• Bilgisayar değiştiğinde ya da arızalandığında e-posta geçmişi bilgisayarla birlikte gitmez.

Kısa bir eğitim ve ilk haftalarda ulaşılabilir bir destek hattı, kullanıcıların eski alışkanlığa dönmesini önler.

Sık yapılan hatalar

• Envantersiz başlamak: Bulunmayan PST dosyası taşınamaz. Harici diskler ve eski bilgisayarlar da hesaba katılmalıdır.
• Kullanıcıyı sürece katmamak: Eski e-postalarına nasıl ulaşacağını bilmeyen kullanıcı, PST dosyasını “ne olur ne olmaz” diye saklamaya devam eder.
• Kotaları değiştirmemek: Posta kutusu kotası sorunu çözülmezse kullanıcılar yeniden PST’ye yönelir. Arşivleme kurallarıyla eski e-postaların posta kutusundan kaldırılması bu baskıyı azaltır.
• Arşivi yedeklememek: Merkezi arşiv, tüm e-posta geçmişinin tek adresidir. Arşivin kendisi de düzenli olarak yedeklenmelidir.

Geçiş süresince PST dosyalarını korumak için UnnaBulut Smart Backup ile bilgisayarlardaki PST dosyalarını buluta yedekleyebilirsiniz. Bu, arşive aktarım tamamlanana kadar kayıp riskini azaltır.

Unna ile PST’den merkezi arşive

1. Önce dinleriz. E-posta sisteminizi, PST dosyalarının nerede ve ne kadar olduğunu ve saklama ihtiyaçlarınızı birlikte çıkarırız.
2. Birlikte planlarız. Arşivleme yöntemini, sahiplik ve imha kararlarını, aktarım takvimini ve kullanıcı iletişimini tasarlarız.
3. Kurar ve geçmişi taşırız. MailStore’u devreye alır, PST dosyalarını arşive aktarır, sonuçları kullanıcılarla birlikte doğrularız.
4. Yanınızda kalırız. Arşivleme görevlerini izler, yeni PST oluşumunu takip eder, arşivin yedeklendiğinden emin oluruz.

E-posta altyapınızı bütün olarak ele almak için kurumsal e-posta ve yedekleme sayfalarımıza göz atabilir ya da bize ulaşabilirsiniz.