“Teklifin son hâli kimde?” Bu soru, dosyaların e-posta ekleriyle, USB belleklerle ve kişisel bulut hesaplarıyla dolaştığı her ofiste duyulur. Aynı belgenin beş farklı sürümü, kimin hangi klasörü görebildiğinin belirsizliği ve ofis dışından dosyaya ulaşamamak, küçük ekiplerin en sık yaşadığı sorunlardır. UnnaBulut’un DocSafe hizmeti bu sorunlara tek bir cevap verir: ekibin dosyaları için ortak bir bulut alanı, klasör bazlı yetkilendirme ve belgeleri tarayıcıda birlikte düzenlemeyi sağlayan online ofis uygulamaları. Bu yazıda DocSafe’in ne işe yaradığını, nasıl kurgulanması gerektiğini ve neyin yerini tutmadığını anlatıyoruz.
Dosyalar her yerdeyse, hiçbir yerde değildir
Birçok küçük işletmede dosya düzeni kendiliğinden oluşur. Muhasebe dosyaları bir bilgisayarda, satış teklifleri e-posta eklerinde, proje çizimleri bir çalışanın kişisel bulut hesabında durur. Bu düzen üç soruna yol açar:
- Sürüm karmaşası: Aynı belgenin farklı kopyaları dolaşır, hangisinin güncel olduğu bilinmez.
- Kontrolsüz erişim: Kimin hangi dosyayı gördüğü belirsizdir. İşten ayrılan bir çalışanın kişisel hesabında şirket dosyaları kalabilir.
- Bağımlılık: Dosyanın durduğu bilgisayar kapalıysa ya da o kişi izindeyse iş bekler.
Bir örnek: Sahada çalışan bir teknik servis ekibi, müşteri formlarını telefonla fotoğraflayıp WhatsApp’tan ofise gönderiyor; ofiste biri bunları bir bilgisayardaki klasöre kaydediyor. Formlar hem birden fazla telefonda, hem mesajlaşma uygulamasında, hem de tek bir bilgisayarda duruyor. İçlerinde müşteri adı, adresi ve telefonu var. Ortak ve yetkilendirilmiş bir alan, bu dağınıklığı tek bir yere toplar.
Klasik çözüm ofiste bir dosya sunucusu kurmaktır. Bu, ofis içinde iyi çalışır; ama sahada, evden ya da şubeden erişim gerektiğinde VPN, sunucu bakımı ve yedekleme gibi ek işler doğar.
DocSafe nedir?
DocSafe, ekiplerin dosyalarını tek bir yerde tuttuğu bulut çalışma alanıdır. Dört temel özelliği vardır:
Ortak dosya alanı
Ekibin tüm dosyaları tek bir alanda durur. Herkes aynı klasöre, aynı dosyanın aynı kopyasına ulaşır.
Klasör bazlı yetkilendirme
Her klasör için kimin erişebileceğini ayrı ayrı belirlersiniz. Muhasebe klasörünü yalnızca muhasebe ekibi, yönetim klasörünü yalnızca yöneticiler görür.
Tarayıcıda online ofis
Belgeler, tablolar ve sunumlar ek bir yazılım kurmadan, tarayıcıdaki online ofis uygulamalarıyla açılır ve düzenlenir. Bu uygulamalar için ayrıca ücret ödenmez. Belgeler ekip içinde birlikte düzenlenebilir; dosyayı e-postayla gidip gelen eklere dönüştürmeye gerek kalmaz.
Windows, macOS ve Android uygulamaları
Masaüstü ve mobil uygulamalarla dosyalara ofiste, sahada ya da evde aynı şekilde ulaşılır. Sahadaki bir ekip üyesi telefonundan bir teklifi açabilir, ofisteki muhasebe aynı dosyayı bilgisayarından görebilir.
Bu dört özellik birlikte düşünüldüğünde DocSafe, özellikle ayrı bir BT ekibi olmayan küçük işletmeler için sade bir düzen sunar: Dosya sunucusu bakımı, VPN kurulumu ya da ayrı ofis lisansları gibi ek işler olmadan, ekibin tamamı aynı alanda çalışır. Kimin neye erişeceğine ise sizin belirlediğiniz kurallar karar verir.
Klasör yapısını nasıl kurgulamalı?
DocSafe’in değeri, yetkilendirmenin baştan doğru kurgulanmasına bağlıdır. Dağınık bir dosya düzenini buluta taşımak, dağınıklığı yalnızca başka bir yere taşır. Birkaç ilke işe yarar:
- Kişiye değil, göreve göre yetki verin. Klasörleri departman ya da proje bazında açın; yetkiyi kişilere tek tek değil, rollere göre dağıtın.
- En az yetki ilkesini uygulayın. Herkese her şeyi açmak kolaydır, ama kişisel veri içeren klasörlerde bu bir risktir.
- Ortak alanı sade tutun. Herkesin yazabildiği tek bir “Genel” klasörü çoğu zaman yeter.
- İşten ayrılmaları sürece bağlayın. Ayrılan çalışanın erişimi aynı gün kapatılmalı.
Örnek bir yapı:
| Klasör | Kim erişir? | Yetki |
|---|---|---|
| Muhasebe | Muhasebe ekibi | Okuma ve yazma |
| Satış / Teklifler | Satış ekibi ve yönetim | Satış: okuma ve yazma, yönetim: okuma |
| İnsan Kaynakları | İK sorumlusu | Okuma ve yazma, başkasına kapalı |
| Genel | Tüm çalışanlar | Okuma ve yazma |
Yetki şemasını yılda en az bir kez gözden geçirin. Zamanla görev değiştiren çalışanlar, eski klasörlerine erişmeye devam eder; bu birikmiş yetkiler, veri sızıntılarının sık görülen bir kaynağıdır.
Daha büyük yapılarda kullanıcı ve yetki yönetimini merkezi hâle getirmek için kimlik ve erişim yönetimi çözümlerimize de göz atabilirsiniz.
DocSafe yedeğin yerini tutar mı?
Hayır. Bu, en sık yapılan yanlış varsayımlardan biridir. Ortak bir dosya alanı, dosyaların tek bir yerde ve erişilebilir olmasını sağlar. Yedek ise o dosyaların yanlışlıkla silindiği, üzerine yazıldığı ya da fidye yazılımıyla şifrelendiği gün için ayrı bir kopyadır. Eşitleme kullanan her dosya alanında, bir bilgisayarda silinen ya da şifrelenen dosya ortak alana da yansıyabilir.
Bu yüzden DocSafe’i bir çalışma alanı, Smart Backup ya da yedekleme çözümlerini ise o alanın güvencesi olarak düşünün. 3-2-1-1-0 yedekleme kuralı da çalışma kopyası ile yedek kopyanın ayrı durmasını ister.
Verileriniz nerede duruyor?
UnnaBulut, Unna’nın kendi işlettiği buluttur. DocSafe’teki dosyalar Unna’nın Türkiye’deki kendi veri merkezinde, şifrelenmiş olarak ve S3 uyumlu nesne depolama altyapısı üzerinde saklanır. Altyapı yedekli FortiGate güvenlik duvarları, kesintisiz güç kaynağı ve jeneratör, yedekli internet bağlantıları ile çalışır ve 7/24 izlenir.
Ekip dosyalarında müşteri ya da personel bilgisi gibi kişisel veriler bulunur. Verinin nerede tutulduğu bu yüzden önemli bir sorudur; KVKK uyum değerlendirmenizi hukuk danışmanınızla birlikte yapmanızı öneririz.
Sık sorulanlar
DocSafe, dosya sunucumuzun yerini alabilir mi?
Küçük ve orta ölçekli ekipler için çoğu zaman evet. Dosyalara ofis dışından erişim ve yetkilendirme ihtiyacı olan ekipler için dosya sunucusuna göre daha esnek bir yapı sunar. Çok büyük dosyalarla yoğun çalışan ya da dosyalara belirli bir uygulama üzerinden erişen yapılarda ise önce birlikte değerlendirme yapmak gerekir.
Mevcut dosyalarımızı nasıl taşıyacağız?
Taşımaya başlamadan önce mevcut klasörleri gözden geçirir, gereksiz ve mükerrer dosyaları ayıklamanızı öneririz. Ardından klasör yapısını ve yetkileri kurar, dosyaları departman departman taşırız. Taşıma sırasında ekibin çalışmasını durdurmamak için geçişi planlı bir takvimle yaparız.
Unna ile DocSafe
- Önce dinleriz. Ekibinizin dosyalarının bugün nerede durduğunu, kimin neye erişmesi gerektiğini ve ofis dışı çalışma ihtiyacınızı birlikte çıkarırız.
- Birlikte planlarız. Klasör yapısını ve yetki şemasını tasarlar, taşınacak verinin kapsamını ve sırasını belirleriz.
- Taşır ve devreye alırız. Mevcut dosyaları DocSafe’e taşır, yetkileri tanımlar, uygulamaları kurar ve ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
- Yanınızda kalırız. Yeni kullanıcıları ve yetki değişikliklerini yönetir, kapasiteyi takip eder, sorularınıza aynı ekiple cevap veririz.
UnnaBulut hizmetlerinin tamamı için UnnaBulut sayfamıza ya da unnabulut.com adresine göz atabilirsiniz.
