E-Mail ist das Gedächtnis des Unternehmens
Welches Angebot bei einem Streitfall verschickt wurde, welche Freigabe bei einem Audit erteilt wurde, was ein ausgeschiedener Mitarbeitender mit welchem Kunden besprochen hat: Die meisten dieser Informationen existieren nur in E-Mails. E-Mails, die gelöscht werden, wenn Postfächer voll sind, deren Postfach beim Ausscheiden eines Mitarbeitenden geschlossen wird oder die versehentlich gelöscht werden, fehlen dem Gedächtnis des Unternehmens.
E-Mail-Archivierung ist etwas anderes als ein Backup. Ein Backup dient dazu, ein System wiederherzustellen; ein Archiv bewahrt von jeder E-Mail eine separate, unveränderbare und durchsuchbare Kopie über lange Zeit auf.
Was leistet MailStore?
Archiviert jede E-Mail
Ein- und ausgehende E-Mails aus Microsoft 365, Exchange, Google Workspace und allen E-Mail-Systemen, die mit IMAP oder POP arbeiten, werden automatisch in ein zentrales Archiv übernommen. Auch vorhandene PST-Dateien und alte Postfächer lassen sich in das Archiv aufnehmen.
Findet in Sekunden
Mit der Volltextsuche werden Inhalte und Anhänge von E-Mails durchsucht. Anwender greifen über ein Outlook-Add-in oder eine Weboberfläche auf ihr eigenes Archiv zu.
Entlastet den Mailserver
Archivierte ältere E-Mails können aus dem Postfach entfernt werden. Die Postfächer werden kleiner, Mailserver und Backups werden entlastet.
Hält Regeln ein
Mit Aufbewahrungsrichtlinien wird festgelegt, wie lange E-Mails aufbewahrt werden. Das Archiv wird so gespeichert, dass sich überprüfen lässt, dass der Inhalt nachträglich nicht verändert wurde.
MailStore mit Unna
- Wir hören zuerst zu. Wir ermitteln Ihr E-Mail-System, die Anzahl Ihrer Postfächer und Ihre Aufbewahrungsanforderungen.
- Wir planen gemeinsam. Wir legen fest, wo das Archiv liegt, und konzipieren Speicherkapazität, Aufbewahrungsfristen und Zugriffsrechte.
- Wir installieren und übernehmen die Vergangenheit. Wir nehmen MailStore in Betrieb und übertragen vorhandene E-Mails und alte PST-Dateien in das Archiv.
- Wir bleiben an Ihrer Seite. Wir überwachen die Archivierungsjobs und stellen sicher, dass auch das Archiv selbst gesichert wird.
Teil des Ganzen
- Das Archiv planen wir von Anfang an zusammen mit Ihrer Infrastruktur für geschäftliche E-Mail.
- Das Archiv ersetzt das Backup nicht, sondern ergänzt es. Auch das Archiv selbst sichern wir mit Veeam oder UnnaBulut.
- Aus Sicht des KVKK (türkisches Datenschutzgesetz Nr. 6698) enthalten E-Mails personenbezogene Daten; Aufbewahrungs- und Löschfristen legen wir gemeinsam fest.
- Mit Safetica DLP bewerten wir bei der Untersuchung eines Vorfalls die Protokolle zu Datenbewegungen zusammen mit der Korrespondenz im Archiv.
Häufige Fragen
Wir nutzen Microsoft 365. Brauchen wir trotzdem ein Archiv?
Die eigenen Aufbewahrungsfunktionen von Microsoft 365 hängen von Ihrer Lizenz ab und können in der Verwaltung komplex sein. MailStore bietet eine unabhängige Kopie Ihrer E-Mails unter Ihrer eigenen Kontrolle.
Was passiert mit den E-Mails ausgeschiedener Mitarbeitender?
Auch wenn das Postfach geschlossen wird, bleiben die E-Mails im Archiv. Eine berechtigte Person kann bei Bedarf auf diese Korrespondenz zugreifen.
